1. ¿Existen herramientas para medir la motivación del equipo?
Que yo conozca no existen herramientas que puedan medir de manera automática la motivación del equipo. Si sé que hay estudios o encuestas que se pueden hacer para saber si las personas están o no motivadas. En las empresas en las que yo he trabajado y que en algunas ha funcionado muy bien, es la posibilidad de que los empleados envíen feedback para informar a la empresa en general o al equipo de managament tu nivel de motivación.
Normalmente se hace de manera anónima para que puedan hablar con libertad y siempre bajo respeto. Esa es la única manera para medir sobre impacto, nivel competitivo – productivo y motivación.
2. ¿Cuál es el número ideal de personas por reunión?
Hay muchos estudios acerca de esto. Hay quienes dicen que lo mejor es entre 4 a 5 personas, pero, otros dicen que es entre 7 u 8 personas. Cuando pasas de 8 personas la situación es complicada, hay veces que no tienes otra opción porque es una reunión en la cual deben participar muchas personas. Para comité de decisiones importantes y complejas, yo recomendaría entre 4 y 5 personas, sería lo ideal. Si son temas intermedios (decisiones menos complejas) podrías incrementar entre 7 y 8 personas. Si debes tomar la decisión con mucha gente se convierte en tarea prácticamente imposible a menos que, se haga una votación.
3. ¿Qué herramientas colaborativas nos recomiendas?
Como yo trabajo con Google, aprovechamos todas sus herramientas tales como, Google Docs., Hangouts, Meet, etc. Al tener Google todo en la nube hace que sea una de las empresas en estar más preparadas para este tipo de situaciones, más allá de extrañar el contacto personal yo no necesito físicamente nada más, ya estaba trabajando de esta manera antes de llegar a este punto aislamiento. Además, tenemos equipos en todas partes del mundo, suelo trabajar con personas de Suiza, Reino Unido, Bélgica, Francia, Israel, China, son tan dispersos los equipos que, si no se hace de manera virtual y eficiente, es muy complicado coordinar los esfuerzos. Entonces, todas estas herramientas que te permiten hacer colaboraciones online, en las que tú vas editando, comentando y van quedando en la nube, son perfectas. En el caso de Google todo funciona muy bien, yo estoy muy contenta porque no estaba usando las herramientas de Google cuando trabajaba en otras empresas, pero, me han dado una grata experiencia y son muy efectivas. Además, te permiten trabajar offline, es decir, te bajas una copia del documento que estas editando y si en un momento dado, no tienes conexión a internet fiable, puedes seguir trabajando. Tienen una flexibilidad increíble, las animaría a probar de este tipo de productos, pero, también hay otro tipo de herramientas tanto en Microsoft, Amazon, AWS, que seguramente les permitirían una flexibilidad parecida.
4. ¿Qué herramientas recomiendas para el seguimiento de proyectos en Trello?, ¿Cuál para reuniones pequeñas y cuál para reuniones masivas?,¿Usas alguna metodología en particular para la coordinación de equipos?
No uso metodología en particular para determinar una cosa u otra. Lo que sí, desde Google hemos bajado un script para el navegador y así cuando hacemos hangouts en lugar de aparecer como nos vemos ahora (una foto grande y luego subdivisiones de fotos pequeñas) podemos vernos todos en una foto parecida a un puzle amplio. Cuando ves mucha gente en pantalla pero, no les ves las caras se transforma en algo más anónimo. Si es una reunión de 7,8 o 10 personas caben todos en la pantalla, es bastante más agradable ver las reacciones de la gente, etc.
En cuanto al seguimiento de proyecto, creo que hay cada vez más herramientas que te permiten hacer seguimiento de proyecto y son prácticamente muy parecida, puede que te gusten más o menos según lo bien que estén integradas o que tan cerca estén los reportes que se generan de lo que buscas pero, no tengo una recomendación en particular. He trabajado muchos años con Microsoft Project y funcionaba bien, ahora dentro de Google tenemos sus propias herramientas y funcionan perfectamente también. Entonces, lo mejor es elegir lo que sea más compatible con el resto de las herramientas que utilices.
5. ¿Qué metodología ágil recomiendas incorporar a un equipo remoto?
Imagino que se refiere a la metodología Agile. La metodología Agile en realidad, es muy fácil de traspasar al mundo virtual porque tú puedes hacer las mismas cosas que haces de manera virtual. La cadencia de las reuniones y como hacen los scram, va a depender del tipo de proyecto que tengas si es hardware, software o firmware y si los hitos intermedios que tienes son compatibles con dos o tres semanas de desarrollo. No hay ningún cambio que no sea coherente con todas las pautas que di a conocer anteriormente para ese tipo de servicio, es más, cuando hablamos de disciplina, de crear algo el mismo día, es muy fácil aplicar a lo que es la metodología Agile en el mundo virtual.
6.¿Cuál sería tu definición de colaboración?
Hay colaboraciones a distintos niveles. Están quienes definen colaboración a una parte que es muy liviana, desde mi punto de vista, en la cual nos mantenemos informados de lo que cada grupo está haciendo y ya es considerado una colaboración. Desde mi punto de vista eso no es suficiente.
Cuando se genera una colaboración hay un intercambio de servicios, de ventajas o de información relevante que tiene un impacto en cada uno de los proyectos, es decir, estar haciendo algo que a otro impacta genera una guía para hacerlo de manera óptima o de alguna manera, hay un beneficio mutuo. Es necesario que exista esa relación de bilateralidad, donde hay un impacto real en ambos proyectos, suponiendo que sean dos proyectos, pero, es extensible el número de proyectos que estén colaborando en sí mismos.
7. ¿Cómo se puede medir esa colaboración?
Es difícil medir el nivel de colaboración entre dos o más proyectos. Precisamente con mi equipo estamos trabajando en un marco de colaboración que nos permita medir de manera directa o indirecta el grado de colaboración entre dos proyectos.
Uno de los problemas con las grandes empresas, por ejemplo, Google, Intel o Amazon donde yo he trabajado es que, hay cientos de proyectos y muchos de esos equipos están trabajando sobre cosas similares e incluso las mismas, algunas veces no se conocen entre ellos y no saben en lo que otros están trabajando en tal caso, hay falta de eficacia y optimización a ese nivel. A la hora de evaluar un proyecto, que por ejemplo, estoy evaluando si aplicar internamente dentro de nuestra organización, es el saber ¿Cuál es tu competencia interna? Esta es una analogía dentro del mundo emprendedor, cuando tienes una idea emprendedora y quieres hacer un proyecto nuevo que es análogo en comparación a lo que es un proyecto de investigación dentro de una empresa, tienes que hacer un estudio de mercado, debes saber que quieres hacer, cuan útil será, quienes serán tus clientes, quienes serán tus inversores y quién es tu competencia, por lo tanto, dentro de una empresa la situación es muy parecida. Si deseas iniciar un proyecto nuevo de investigación, innovación o desarrollo lo primero que debes hacer es tu “Mini plan” de negocio para entender porque quieres hacer ese proyecto, porque a la empresa le interesa, cuál será el coste, los beneficios a largo plazo y cuáles son tus competidores, es decir, existen otros equipos en la empresa haciendo ese tipo de cosas, por lo tanto, si hay similitud en los proyectos están haciendo algo complementario. En tal caso, yo valoro más un proyecto que encuentre ese estudio inicial y me presente con claridad lo que quiere hacer, lo que están haciendo otros y la falta de relación entre los proyectos. En caso de que esos proyectos ser compatibles entonces, buscar la forma de colaboración. Es muy valorable el proyecto que busca la colaboración y la complementariedad con otros proyectos ya existentes en comparación a aquellos “iluminados” que dicen estar haciendo lo mejor y no saben desde su posición de superioridad, lo que está pasando. Eso ocurre porque tenemos personas muy inteligentes en calidad, realmente son genios, pero, aun así, la colaboración es mejor que llevar un proyecto de manera individual porque siempre habrá datos que te falten, siempre dos cabezas funcionan mejor que una. Hay que tener en cuenta cómo están trabajando los demás y hasta dónde va el resto de la organización, eso te brinda más datos para hacer las cosas mejor.
Por lo tanto, desde mi punto de vista, cuando debo examinar un proyecto para saber si lo voy a patrocinar busco cuánta investigación tiene o qué tan conscientes son y cuáles son los puntos de colaboración específica que han negociado previamente, es decir, si ya saben que existe un trozo de tecnología que nos interesa para una parte del proyecto ¿Por qué lo harán otra vez? Si no tienes una colaboración al menos explica por qué. A veces son equipos incompatibles o no tienen suficiente ancho de banda para ayudar entonces, tiene que estar equilibrado. Todos esos puntos yo los busco para validar y patrocinar.
8. ¿Cuáles son las ventajas de Google en comparación con Microsoft Teams?
He visto que Microsoft es más íntegro que Google.
Para ser muy sincera, hace mucho tiempo que no utilizo Microsoft Teams entonces sería injusto hacer una comparación por mi parte porque no tengo los datos de Teams. Actualmente estoy trabajando con las herramientas de Google y me va espléndido, realmente no tengo ninguna necesidad que no pueda suplir con las herramientas que tengo dentro de la colaboración, es más, lo que yo he notado es que la forma de actualizar comentarios, ediciones en tiempo real y ese tipo de cosas, son casi inmediatas. Son herramientas que están muy utilizadas, por supuesto todo es mejorable, pero, no sabría decir si Microsoft Teams está en el mismo nivel.
9. ¿Cuáles son las ventajas de Google para fomentar la videoconferencia con personas que hablan distintos idiomas?, ¿Existe algo como el traductor online de Microsoft?
Nosotros tenemos la herramienta de Translate, que es una de las más eficientes para traducción.
Yo trabajo en estrategia de investigación, por lo tanto, muchos de los proyectos que tenemos son confidenciales y no han salido todavía.
Hay veces que yo no sé exactamente si un proyecto se ha lanzado o no, entonces tengo que medirme al hablar ya que, no debería de contar cosas que no han salido todavía a la luz pero, dejando a un nivel general, la inversión que Google está haciendo en traducción de textos y tiempo real, es enorme. Uno de mis colegas, es la persona encargada de todo Google translate y está haciendo un trabajo fantástico.
Hay proyectos que están muy enfocados a permitir que personas que hablan distintas lenguas tengan una colaboración o conversación en tiempo real. También hay proyectos que están enfocados en encontrar los recursos para hacer lo mismo con lenguas en las que no existen tantos recursos, como saben, la inteligencia artificial se alimenta a partir de datos que es básicamente lo que permite tener mejor o peor rendimiento en cualquier aplicación y la traducción automática es igual, existen algunos idiomas en donde no hay tanta cantidad de datos (por ser poblaciones más pequeñas o porque generan menos información) en comparación al español, inglés o chino. Entonces, se está buscando estrategias para etiquetar ese tipo de datos y así el rendimiento en la traducción y en el proceso del lenguaje natural tenga una carga comparable a los idiomas que si lo tienen.
Ha habido retos fascinantes, si se fijan en las herramientas de traducción de inglés a español verán que muchas veces hay un prejuicio sobre la traducción hacia el masculino, por ejemplo, si la traducción es: “The doctor did this…” se traduce “El doctor hizo esto” no traduce “La doctora…” Hay muchas veces que se produce una incongruencia expresamente por el prejuicio que hay de género en muchos idiomas.
10. ¿Cuál ha sido tu mayor desafío para manejar un equipo remoto? Alguna experiencia en particular que puedas compartir.
La más dura ha sido cuando la mayor parte de mi equipo estaba en una zona horaria muy distante entonces, siempre hay alguien que tiene que hacer un sacrificio, cuando eso dura mucho tiempo de manera regular e intensa es muy agotador.
Recuerdo que era CEO de la empresa de inteligencia artificial que fundé (INDISYS) obviamente, éramos un equipo pequeño, requeríamos muchas reuniones y cuando estaba en otros países (España o USA) me tocaba levantarme a las cinco de la mañana para poder tener varias reuniones con ellos y llega un punto en el que eso se hace muy difícil de llevar, afecta tu vida personal. Aunque finalmente siempre estás acostumbrándote a todo y buscando soluciones, tal vez las reuniones no tienen que ser todos los días, puedes delegar en otros equipos o en otras personas que ya has entrenado para hacerse cargo de determinadas tareas. Tal vez eso ha sido lo más duro porque lo demás se ha tratado de arreglar cosas que no han funcionado bien y normalmente la gente responde muy bien.
11.¿De qué manera se puede abordar la inteligencia artificial?
Lo más importante desde el punto de vista individual es educarse, ya sea de manera formal o informal. Hay muchos cursos y recursos online de libre acceso que nos permiten ponernos al día en las tendencias globales y en las técnicas específicas que se aplican a las distintas áreas de conocimiento.
12. ¿Cómo ves que las empresas que están funcionando remoto hoy contraten esos espacios de distensión a un externo? (deporte, taller de bienestar, etc)
Siempre es una buena opción tener expertos que se dediquen a estos aspectos, y si no los tenemos internamente, outsourcing puede ser una buena opción. En cualquier caso, tiene que haber alguien o algún equipo en la empresa que lo gestione de cerca y se asegure de que las necesidades están cubiertas, supervisión de objetivos, etc.
13. ¿Cómo motivar a equipos o mantener la adherencia o asistencia cuando en estos equipos no media un contrato o pago?
Si estamos hablando de voluntariado, el objetivo es tratar a estos voluntarios como si se tratasen de miembros del equipo, teniendo en cuenta su grado de compromiso. Ofrecer incentivos y reconocimiento es siempre una buena estrategia.
14. ¿Recomiendas tener reuniones específicas o conversaciones programadas en la empresa o por equipos? ¿qué formas recomiendas para que se fomente la conversación efectiva? (esto es que se analicen temas y se definan acciones)
Las reuniones para tomar decisiones son más efectivas en números reducidos 5-6 personas máximo, a menos que sea una votación. Las reuniones para diseminar información pueden ser mucho mayores en tanto en cuanto se gestionan bien las posibles interacciones.
15. ¿De qué manera obtener datos para desarrollar una idea de proyecto de inteligencia artificial?
Depende del contexto para dar una respuesta 100% concreta, pero los datos son el combustibles de las técnicas de aprendizaje automático y su proveniencia, calidad y cuantía varía mucho según el área.
17. ¿Qué recomiendas para aprender de estrategia? algún libro?
Hay muchos libros de estrategia, todo depende de qué tipo de estrategia estamos hablando: estrategia de mercado, estrategia de equipos, estrategia de investigación, estrategia de negociación.... Lo importante es conocer los aspectos básicos de una estrategia, la metodología para generarla, testear y verificar regularmente que sigue siendo válida, para cambiarla en caso de que no lo sea.
18. La fidelización de estos equipos remotos ¿Juega un papel aún más importante que en una empresa presencial, para poder retener talento?
Las personas en general tienden a crear patrones de comportamiento y disciplinas, y suelen evitar cambiar con asiduidad. Debemos proporcionar estabilidad, objetivos concretos, reconocimiento y estrategias de crecimiento profesional. Cuando alguien se siente apreciado, valorado, útil y siente que crece, no suele querer marcharse.
19.Cuáles son las ventajas y desventajas de la Inteligencia Artificial? ¿Cuál es la estrategia para reinventarse en esta nueva era de la Inteligencia Artificial?
Sería muy largo hablar de las ventajas y desventajas de la IA. M<i punto de vista es muy positivo, tenemos la oportunidad de crear un mundo más humano, productivo y feliz si aplicamos la IA con sentido común y buena fé. Reinventarse de nuevo esta siempre al alcance de todos, especialmente en estos tiempos cuando hay muchos recursos online: requiere disciplina, foco, dedicación y sacrificio pero es un camino muy emocionante y lleno de satisfacciones.
20. En tu experiencia, se han presentado riesgos Ergonómicos en los trabajadores?
En casa es más fácil trabajar en posturas poco ergonómicas por lo que lo más importante es educar a los trabajadores e incluso proporcionar en la medida de lo posible metodologías y herramientas que les ayuden.
21.¿Cómo leer el entrelíneas (lenguaje corporal ) que es un acto presencial?¿Como se mantiene el cautivo sin mover el aire del espectador o el grupo?
Obviamente la comunicación por teléfono o videollamada es mucho de la comunicación interpersonal, pero poco a poco se están creando también comportamientos y fórmulas de cortesía que nos ayudan a leer entre-líneas... Afortunadamente las personas aprendemos pronto a adaptarnos. Desde el punto de vista de liderazgo, es importante sentar las pautas adecuadas para el equipo, dar líneas de actuación inequívocas y predicar con el ejemplo.
22. Cuando tienes personas clave en tu equipo, ya que están conforme con su trabajo y tareas asignadas, son proactivas, etc. ¿Qué herramientas además de una remuneración justa recomiendas para mantener su satisfacción laboral y cómo la mides?
El reconocimiento de un trabajo bien hecho, los pequeños incentivos (premios, bonos, etc) son siempre una vía segura. La medición depende del equipo y sus tareas, lo más importante es tener señales objetivas que no sean susceptibles de cambiar en función del estado de humor del evaluador.
